Richtlijnen afrekeningsdossier > Subsidies > Praktisch > Gelijke Kansen

Richtlijnen afrekeningsdossier

Om een vlotte en accurate verwerking van uw subsidiedossier te kunnen garanderen, is het noodzakelijk om de verschillende dossiers zoveel mogelijk te uniformiseren. Verplichte documenten bij een eindafrekening:

1. Schuldvordering.

Met dit document vraag je de uitbetaling van het saldo. Bij de meeste subsidies wordt gewerkt met een voorschot. Het bedrag hiervan kan je terugvinden in het subsidiebesluit.

Kenmerken van een correcte schuldvordering:

  • Dient geprint te worden op briefpapier van de organisatie.
  • Moet ondertekend en gedateerd zijn. (Origineel, geen scans)
  • Opgemaakt 2 exemplaren.

Sjabloon schuldvordering eindafrekening ( .dot, 29kB)
Sjabloon schuldvordering eindafrekening (toegankelijke pdf)

2. Staat van inkomsten en uitgaven.

Dit document geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven die het project met zich mee heeft gebracht en dient dus enkel meegestuurd te worden bij de eindafrekening. Dit wil dus zeggen dat ook andere verkregen subsidies en eigen inbreng van de organisatie in dit project langs inkomstenzijde aanwezig moeten zijn.

Opgelet: er dient altijd een eigen inbreng van de organisatie te zijn!!

Indien het bedrag aan de inkomstenzijde hoger is dan dat van de uitgaven, zal het verschil van de toegekende subsidie afgehouden worden. Het uitbetaalde saldo zal dan lager zijn dan voorzien. Indien de totale uitgaven voor het project lager zijn dan het betaalde voorschot, zal een deel van de subsidie teruggevorderd worden.

Kenmerken van een correcte staat van inkomsten en uitgaven:

  • Dient geprint te worden op briefpapier van de organisatie.
  • Moet ondertekend en gedateerd zijn. (Origineel, geen scans)
  • Opgemaakt in 2 exemplaren.
  • Langs de inkomstenzijde staat altijd de gehele toegekende subsidie van Gelijke Kansen.
  • De categorieën langs uitgavenzijde zijn gelijk aan deze op het gedetailleerd overzicht horend bij de bewijsstukken.
  • Probeert zoveel mogelijk de structuur van de ingediende begroting bij de aanvraag van het project te volgen.

Sjabloon staat van inkomsten en uitgaven ( .dot, 27kB)
Sjabloon staat van inkomsten en uitgaven (toegankelijke pdf)


3. Werkingsverslag.

Ondermeer op basis van dit verslag wordt beslist of  er kan worden overgegaan tot de uitbetaling van het saldo.

Het document bevat 5 punten die zeker aan bod moeten komen:

  • Chronologische evolutie van het project
  • Doelstellingen en doelpubliek van het project
  • Resultaten van het project
  • Evaluatie van het project
  • Relevantie voor het Vlaams Gelijkekansenbeleid
  • Indien het project uitmondt in een publicatie of een ander hanteerbaar product, dan dienen 2 exemplaren hiervan toegevoegd te worden aan het werkingsverslag. Ook van het werkingsverslag zelf hebben we 2 exemplaren nodig.

Sjabloon werkingsverslag ( .dot, 30kb)
Sjabloon werkingsverslag (toegankelijke pdf)

Indien nodig kan er afgeweken worden van dit model, zolang de 5 hierboven vermelde punten duidelijk terug te vinden zijn.


4. Bewijsstukken en bijhorende overzichtslijst.

Bij de eindafrekening dienen alle gemaakte kosten eigen aan het project bewezen te worden aan de hand van bewijsstukken, dus niet enkel uitgaven ter hoogte van de toegekende subsidie. Dit gebeurt hoofdzakelijk aan de hand van kopies van facturen of onkostennota’s met bijhorende bewijsstukken (kasticket, treinbiljet etc.). Voor personeelskosten dienen de uittreksels uit de loonstaten en de RSZ-bijdragen voorgelegd te worden.

Onontbeerlijk is ook een gedetailleerd overzicht per kostencategorie van alle bewijsstukken, met verwijzing naar de betreffende bewijsstukken via een systeem van nummering. De kostencategorieën zijn dezelfde als deze vermeld in de staat van inkomsten en uitgaven.

Indien er geen bewijsstukken kunnen voorgelegd worden, dan zullen deze kosten ook niet door ons aanvaard worden. Dit betekent dus dat zogenaamde overheadkosten, een vastgelegd percentage van de werkingskosten van de organisatie, niet in aanmerking komen.

Wat eventueel wel mogelijk is, is werken met een verdeelsleutel die dan percentagegewijs toegepast wordt op de algemene facturen van de organisatie, in zoverre deze kosten gerelateerd zijn aan het project. Ook deze facturen dienen voorgelegd te worden!

Lijst van bewijsstukken:

Dit excel-bestand bestaat uit 2 pagina’s. In de eerste 2 kolommen worden de rubrieken en de bedragen zoals opgenomen in het aanvraagdossier, opgenomen.

Op pagina 1 komen de werkingskosten. In de kolommen worden volgende gegevens ingevuld:

  • volgnummer bewijsstuk : dit nummer wordt aangeduid op de bewijsstukken (facturen, kastickets,….);
  • leverancier;
  • voorwerp / omschrijving van de uitgave;
  • factuurbedrag: indien niet het volledige factuurbedrag op het project wordt aangerekend, dient enkel het relevante bedrag vermeld met de toegepaste verdeelsleutel.

Op pagina 2 komen de personeelskosten. Hier worden de namen van de ingezette personeelsleden vermeld, de gegevens i.v.m. de betrokken maand, de totale loonkost en de loonkost aangerekend voor het project, met toegepaste verdeelsleutel.

Een samenvattend overzicht van de totale uitgaven (werkingskosten en personeelskosten) wordt weergegeven onderaan pagina 1.

Van zowel de lijst als de bewijsstukken dienen ons 2 exemplaren opgestuurd te worden.

Sjabloon lijst van bewijsstukken ( .xlt, 42kb)
Sjabloon lijst van bewijsstukken (toegankelijke pdf)


Ga terug naar Subsidies